E-mail
: Les bonnes pratiques
L'e-mail
est devenu, pour la majoritŽ d'entre nous, un outil
de communication puissant, partie intŽgrante de nos
outils de travail. Voici quelques rgles à respecter
pour vous permettre d’utiliser ce mŽdia de faon
optimale et dans le respect des autres.
Ayez toujours en tte le message que vous voulez faire
passer et ˆ qui vous voulez l’envoyer. Ne choisissez
pas Ç RŽpondre ˆ tous È si vous voulez envoyer
ˆ l’expŽditeur d’un e-mailing votre rŽponse
sans que tout le monde la lise Žgalement. Ne confondez
pas e-mail et forum de discussion.
Utilisez avec parcimonie les envois en Copie CachŽe
(BCC : Blind Carbon Copy) qui peuvent tre comparŽs
ˆ des Ç messes-basse È dans un d”ner !
Sachez user des Copies Conformes (CC : Carbon Copy) :
Dans le monde professionnel, beaucoup de personnes ne
lisent mme plus les mails qui leur sont envoyŽs en
copie car ils en sont submergŽs.
N’Žcrivez jamais dans un message Žlectronique
quelque chose que vous ne mettriez pas sur une carte
postale.
Lorsque vous faites suivre un message ˆ d’autres
personnes, soyez toujours conscient des informations
qu’il contient. Ne renvoyez pas de faon brute
des informations que vous avez reues si elles ne sont
pas adaptŽes ˆ une lecture par d’autres destinataires.
Mettez toujours un sujet ˆ vos messages. Il permettra
notamment ˆ votre correspondant de le classer plus facilement.
N’utilisez jamais une liste de destinataires d’un
de vos correspondants comme si c’Žtait la v™tre.
Ne faites pas suivre les Ç chainletters È
que vous recevez. Ces e-mails polluent le rŽseau et
vous feront perdre du temps. Ils vous promettent le
bonheur si vous le transmettez ˆ plusieurs personnes
et le malheur dans le cas contraire. C’est aussi
une forme de virus.
Ne transmettez pas un message (d’avertissement
sur un virus par ex.) sans en avoir vŽrifiŽ la vŽracitŽ
sur un site comme http://www.hoaxbuster.com, spŽcialiste
des canulars et des fausses informations.
Un e-mail s’Žcrit en rgle gŽnŽrale en minuscules.
Sur Internet, les majuscules signifient que vous criez…
N’utilisez qu’occasionnellement le symbole
de Ç prioritŽ ŽlevŽe È si vous souhaitez qu’on
y prte encore attention.
Une bonne signature d’e-mail ne doit pas dŽpasser
4 lignes si cela est possible. Un surplus d’informations
en bas du message viendrait en gner la lecture.
Lorsque vous recevez un message qui nŽcessite une rŽaction
de votre part, ne faites pas attendre votre correspondant :
rŽpondez brivement immŽdiatement pour signaler ˆ l'expŽditeur
que vous l'avez reu, mme si vous allez rŽpondre plus
longuement ultŽrieurement. Trop de messages restent
sans rŽponse rapide. N’oublions pas que, mme
s’il est asynchrone, le mail est un mŽdia novateur
et dŽlocalisŽ qui demande des rŽactions rapides pour
tre efficace.
Evitez d’envoyer des e-mails contenant du code
HTML si vous n’tes pas sžr(e) que votre correspondant
pourra le lire.
La demande d’accusŽ de rŽception ne vous assurera
pas d’en recevoir un. Si cela est nŽcessaire,
allez sur http://www.netcourrier.com , http://fr.message-recommande.com
ou encore http://www.lettrerecommandee.com.
N’envoyez pas ˆ vos correspondants de grandes
quantitŽs d’informations non sollicitŽes. Cela
s’appelle du Ç spam È et c’est
contraire ˆ la Ç nŽtiquette È que chaque internaute
se doit de respecter.
Liens
utiles :
http://www.annuairemail.voila.fr
http://www.arobase.org
http://www.journaldumail.com
http://www.lettrerecommandee.com
http://www.netcourrier.com
http://fr.message-recommande.com
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